Planning en ligne pour entreprises
de nettoyage
En tant qu’entreprise de nettoyage et multi-services vous devez faire face à de nombreux défis spécifiques à votre activité :
- Gérer les salariés : les contrats de travail, les avenants, les relevés d’heures, les absences et les remplacements
- Maintenir la satisfaction client, par le respect des cahiers des charges et l’exécution des prestations selon la fréquence convenue
- Gérer les travaux exceptionnels, les facturer et faire signer les bons d’intervention par les clients
- Produire les factures de façon récurrente, gérer les augmentations annuelles et faire le suivi des règlements et les relances si besoin
Optillio vous aide à économiser 1/2 ressource dans les tâches administratives via une interface simple et intuitive
Optillio est partenaire de la FEP CSO
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Simplifiez la gestion d'entreprise de nettoyage grâce au logiciel de planning en ligne
Vous souhaitez gagner du temps et améliorer votre organisation ? Optillio est l’outil de facturation pour entreprise de propreté qui facilite la gestion de vos plannings en ligne, optimise vos interventions et réduit votre charge administrative de façon significative.
Gérer votre planning en toute simplicité
Faites signer vos travaux exceptionnels sur smartphone
Grâce à la gestion RH centralisée, vous pouvez :
Créer les salariés : fiche salarié, enregistrer les habilitation éventuelles, les informations pour les EPI, le suivi des visite médicales. Vous avez des informations sur les contrats à signer , les documents à renouveler etc.
Produire les contrats de travail , les avenants, y compris les avenants temporaires. Le bon contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel) est généré automatiquement en fonction des informations contractuelles saisies. Vous pouvez avoir autant de modèles de contrat et/ou avenant que souhaité.
Générer les relevés d’heures automatiquement depuis le planning. Les salariés peuvent les valider directement sur smartphone ou vous pouvez leur imprimer sur papier.
Produire les variables de paie par simple clic . Un fichier . csv est généré incluant le récapitulatif du mois et le détail par semaine ainsi que les absences.
Le logiciel de planning que nous proposons est sans doute l’un des plus puissants sur le marché. Grâce à l’intégration entre la gestion commerciale et la planification et la facturation, vous n’avez aucun ressaisie à faire.
Dès le devis ou contrat signé toutes les prestations du cahier des charges sont injectées au planning. L’information sur la durée des interventions et la fréquence renseignée dans le devis est automatiquement reprise. Il ne vous reste qu’à affecter les salariés. La récurrence est automatiquement gérée.
Le glisser/déposer pour permet de faire les modifications de planning en quelques clics. Le changement de masse vous permet de remplacer, ajouter ou supprimer des intervenants sur toutes ou partie des interventions d’une journée, d’une semaine ou de façon définitive en un clic.
La possibilité d’ajouter à tout moment des travaux exceptionnels vous permet de répondre très rapidement aux urgences des clients et les salariés sont informés en temps réel grâce à notre logiciel de planning en ligne.
Le calcul des déplacements vous permet d’optimiser les tournées en fonction du paramétrage (moyen de transport, début et fin de calcul des déplacements). Ces déplacements peuvent être visible des salariés si besoin.
Les intervenants peuvent faire signer de façon électronique les bons d’intervention que vous visualisez dès leur création. Vous pouvez alors les envoyer à vos clients directement depuis Optillio. Vous avez la possibilité d’avoir autant de modèles que vous voulez.
Le module de facturation en ligne s’est énormément enrichit. Il est aujourd’hui très complet et s’ouvert à des opérateurs tierces tels que Chorus Pro, l’URSSAF pour l’Avance Immédiate, ou encore FREEDZ.
Comme pour la planification, aucune saisie n’est nécessaire une fois que le devis est produit. Dès qu’il est signé, il se transforme automatiquement en facturation :
Vous pouvez alors modifier la facturation selon vos besoins : modification de la description, adresse de facturation, les mois de facturation, le mode de règlement ou encore ajouter de ligne de facturation ou configurer les augmentations annuelles
Une fois cette configuration faite, vous n’avez plus qu’à générer les factures tous les mois : seules les factures ou les lignes de facture qui doivent se produire le mois courant sont générées automatiquement.
Les devis une fois signés sont transformés automatiquement en facture. Vous êtes ainsi certain de ne pas oublier de facturer vos prestations. A tout moment vous pouvez modifier les factures (suppression, ajout de ligne etc) et de visualiser en PDF avant l’envoi au client.
L’envoi en masse des factures vous permet de gagner un temps précieux. En un clic vous pouvez envoyer des dizaines de factures. Vous recevrez ensuite un rapport d’envoi . Bien entendu, vous pouvez personnaliser le message d’envoi de facture ou encore envoyer les factures de façon individuelle.
Avec l’intégration de Chorus Pro, vous envoyez directement à vos clients publics (Maire, Ecoles, Administrations) toutes vos factures en masse et depuis une seule interface. Plus besoin de vous connecter sur Chorus. Tout se fait depuis Optillio et vous recevez également les retours éventuels (en cas d’erreur) sur Optillio.
Des indicateurs de performances pertinents
Optillio vous propose en plus des tableaux de bord très performants qui vous permettent d’avoir de nombreux indicateurs de performances personnalisables selon le profil utilisateur (RH, Manager, Financier par exemple).
Que vous vous soyez autoentrepreneur, gérant de TPE/PME ou d’entreprise multi-établissements ou que vous ayez plusieurs sociétés ou des activités différentes, Optillio s’adapte à vous.
- Indicateurs commerciaux : nombre de devis en cours, envoyés, signés et Chiffre d’Affaire correspondant sur l’année comptable
- Indicateur financiers : total facturation sur les 4 dernières années, sur l’année comptable en cours par mois, top 10 des clients, etc.
- Indicateurs de trésorerie : total solde en fonction de l’ancienneté des créances, solde par clients, etc.
- Indicateurs RH : Nombre de salariés par genre, par échelon , par contrat, par nationalités, top des salariés les plus chargés , etc.
- Bref, Optillio offre une richesse fonctionnelle qui vous permet de tout faire et des KPI qui vous permettent de savoir où vous en êtes à tout moment. Alors n’attendez plus, demandez une démonstration de notre logiciel de planning en ligne ou testez directement notre solution.