La solution de gestion en ligne pour les entreprises du bâtiment

Optillio | Logiciel de
gestion en ligne pour les entreprises du bâtiment

Quelle que soit votre activité dans l’entretien et la maintenance du bâtiment (chauffagiste/climatiseur, plombier, électricien, contrôle règlementaire, ascensoriste), vous avez tous des besoins de :

gestion en ligne pour les entreprises du bâtiment

Simplifiez la gestion des interventions en ligne

Vous souhaitez gagner du temps et améliorer votre organisation ? Optillio est l’outil idéal de gestion en ligne pour les entreprises du bâtiment

Visualisez la disponibilité de vos ressources

Optimisez les tournées de vos techniciens

Facturez au plus vite vos prestations

Optillio vous offre un CRM en ligne adapté à vos besoins. Vos commerciaux gèrent leurs clients et suivent leurs affaires du début à la fin. Ils visualisent à
tout moment et d’un seul coup d’œil les étapes de leurs affaires.

Vous pouvez affecter des commerciaux à chacun de vos clients. Les commerciaux ne peuvent visualiser que leur clients.

Le CRM en ligne inclut également un système de gestion des tickets qui vous permet de suivre toutes les demandes de vos clients : demande de devis, d’intervention etc et de savoir à tout moment qui fait quoi.

Grâce à un tableau de bord spécifique aux commerciaux, ces derniers connaissent leurs chiffres et leur indicateurs en temps réel : nombre de devis en cours, chiffre d’affaires potentiel, chiffres d’affaires signés, taux de succès etc.

Optillio vous propose un outil de planification très performant qui vous permet de gérer toutes les prestations de maintenance mais aussi les interventions d’installation ou de dépannage avec le même outil.

Grâce à la gestion de la récurrence dans le planning, vous pouvez automatiser le déclenchement des interventions de maintenance préventive.

Avec l’affichage graphique et un large choix de couleur  vous pouvez d’un seul coup d’oeil voir les opérations de maintenance planifiées et ajouter les prestations d’installation ou de dépannage selon vos besoins et vos contraintes.

De leur coté, les intervenants visualisent en temps réel leur planning depuis leur smartphone. Plus besoin d’appel téléphonique. Ils savent ce qu’ils ont à faire, où aller et qui contacter sur place.

Avec Optillio, vous avez la possibilité d’avoir différents modèles de fiche d’intervention que vos intervenants peuvent compléter en ligne. Ils peuvent également ajouter des photos  et faire signer aux clients de façon électronique. Au bureau vous les visualisez dès la création et vous pouvez les compléter et les envoyer aux clients.

Les salariés qui tournent en équipe ont la possibilité de déclarer qui est le conducteur, de renseigner les temps de réalisation des prestations et de déplacement directement depuis leurs smartphones.

En fin de mois, un simple clic vous permet de générer les éléments variables de paye.  La production sous format Excel vous évite toute retraitement.

Le module de facturation en ligne est également très riche et vous permet de gérer toute votre facturation comme vous le souhaitez.

Les contrats de maintenance sont injectés à la facturation dès leur signature. Vous pouvez soit choisir une fréquence de facturation définie à l’avance ou choisir de facturer à l’intervention auquel cas, la facture sortira le mois où la prestation est planifiée.

Les devis d’installation sont injectés à la facture dès la signature. Vous pouvez produire des factures d’acompte selon vos besoins.

Pour les interventions de dépannage, chaque prestations enregistrées dans le planning l’est également dans le rapport des interventions hors contrats. Vous pouvez alors procéder à la facturation de ces prestations chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Vous pouvez regrouper toutes les prestations d’un un même client en une seule facture.

L’envoi en masse des factures vous permet de gagner un temps précieux. En un clic vous pouvez envoyer des dizaines de factures. Vous recevrez ensuite un rapport d’envoi . Bien entendu, vous pouvez personnaliser le message d’envoi des factures ou encore envoyer les factures de façon individuelle.

Avec Optillio, non seulement vous facturez toutes vos prestations au plus près des intervention mais  le module Opérations vous permet en plus de faire le suivi votre trésorerie en ligne  de façon optimale.

Un bandeau tout en haut de l’écran vous permet de voir la situation de trésorerie au jour le jour : le montant et le nombres de factures par ancienneté. 

En cliquant sur les différents onglets vous pouvez visualiser le détail et faire les relances nécessaires. Les messages préformatés vous permet de faire les relances en masse.

Tous les règlements par chèque vous permettent de produire les remises de chèques automatiquement (finis les copier/coller dans une fichier Excel ou la création des remises manuelles). Vous pouvez également générer les fichiers de prélèvement si vous optez pour ce mode de règlement.