Planning en ligne pour entreprise de Services à la Personne

Optillio | Logiciel de gestion en ligne
pour entreprises de Services à domicile

Comme toute entreprise de service à la personne, votre préoccupation première et de vous assurer que vos engagements vis-à-vis de vos clients sont respectés. Pour ce faire, vous avez besoin de :

Simplifiez la gestion RH en ligne

Vous cherchez un logiciel pour gérer votre activité de Service à Domicile ? Optillio est l’outil  idéal gérer toute votre planning en ligne, créer le lien avec vos salariées et réduire votre charge administrative.

Gérez facilement vos changements de personnel

Facturez vos contrats au temps passé

Digitalisez les comptes rendus d’intervention

Le planning en ligne Optillio est un outil très puissant. L’interconnexion entre le devis en ligne et le planning évite toute ressaisie. Toutes les prestations du cahier des charges sont injectées au planning en ligne automatiquement.

La fréquence et la durée de la prestation définie dans le devis sont reprises automatiquement et la planification des interventions est préconfigurée en fonction de ces informations. Il ne reste alors qu’à glisser-déposer les interventions pour les planifier définitivement après affectation des salariés.

Le glisser-déposer permet de déplacer les interventions d’un salarié à l’autre , d’un jour à l’autre ou sur un créneau horaire différents. Chaque modification peut porter sur l’intervention sélectionnée ou impacter toutes les interventions futures.

Le changement de masse vous permet de remplacer, ajouter ou supprimer des intervenants  sur toutes les interventions d’une journée, d’une semaine ou de façon définitive en un clic.

La possibilité d’ajouter à tout moment des interventions additionnelles vous permet de répondre très rapidement aux urgences des clients.

Le calcul des déplacements vous permet de visualiser graphiquement le temps de trajet et le kilométrage entre chaque client et ainsi d’optimiser les tournées.

Outre une planification performante, Optillio vous propose un outil de gestion des heures et des interventions très complet et adapté au Service à Domicile :

Le relevé d’heure des salariés est alimenté automatiquement par le planning.  Les salariés qui se connectent avec leur smartphone accèdent à toutes les informations nécessaires : l’adresse du client et son téléphone (elle peuvent ainsi prévenir en cas de retard), la prestation à réaliser et une note éventuelle.

 Un simple clic leur permet de lancer le suivi de trajet pour se rendre chez leur client et le bouton téléphone lance automatiquement l’appel téléphonique vers le contact enregistré.

Vous avez en plus la possibilité de créer plusieurs fiches d’intervention selon vos modèles. Ces fiches d’intervention seront ensuite complétées et signées par le client directement sur smartphone et vous pouvez les envoyer aux personnes concernées comme compte rendu d’intervention.

Vous avez la possibilité d’afficher (ou pas) les déplacements sur les relevés des salariés qui peuvent visualiser le temps de déplacement ainsi que le kilométrage.

En fin de mois, un simple clic vous permet de générer les éléments variables de paye.  La production sous format Excel vous évite tout retraitement.

 

Comme pour la planification, aucune saisie n’est nécessaire une fois que le devis est produit. Dès qu’il est signé, il se transforme automatiquement en facturation.

Vous pouvez alors  modifier la facturation selon vos besoins : modification de la description, ajout de ligne de facturation, adresse de facturation, les mois de facturation, le mode de règlement ou encore configurer les augmentations annuelles

Vous pouvez également choisir de procéder à la facturation au temps passé (sur temps planifié ou temps validé) et de facturer automatiquement les prestations additionnelles. Dans ce cas, vous aurez pour chaque facture le récapitulatif des prestations effectuées dans le mois.

Une fois cette configuration faite, vous n’avez plus qu’à générer les factures tous les mois : Les absences des clients sont automatiquement prises en compte.

Le module de paiement en ligne, vous permet d’ajouter un QR-code dans les factures ce qui permettra à vos clients particuliers de payer en ligne sur des plateformes telles que Paypal, Mollie ou encore Strype ou Payconiq

L’envoi en masse des factures vous permet de gagner un temps précieux. En un clic vous pouvez envoyer des dizaines de factures. Vous recevrez ensuite un rapport d’envoi . Bien entendu, vous pouvez personnaliser le message d’envoi des factures ou encore envoyer les factures de façon individuelle.

Grâce à la gestion RH centralisée, vous pouvez :

Gérer les salariés : fiche salarié,  les informations pour les EPI, le suivi des visites médicales. Vous avez des  informations sur les contrats ou avenant à signer , les documents à renouveler.

Produire les contrats de travail , les avenants. Le bon contrat (CDI, CDD, Temps plein, temps partiel)  est généré automatiquement en fonction des informations saisies. Vous pouvez avoir autant de contrat et/ou avenant que souhaité.

Des tableaux de bord vous permettent de visualiser en un seul coup d’oeil tous les indicateurs RH nécessaires (répartition F/H, diplômes, nationalités, nombres d’heures par salariés par mois etc.)

Des indicateurs de performances financiers sont également disponibles et vous pouvez les personnaliser selon vos besoins.