Planning en ligne pour entreprises de
services à la personne
Comme toute entreprise de services à la personne, votre préoccupation est de vous assurer que vos engagements vis-à-vis de vos clients sont respectés. Pour ce faire, vous avez besoin de :
- Assurer la communication avec les intervenants souvent isolés
- Organiser le travail avec un outil de planification en ligne efficace
- Gérer les absences et les remplacements de vos intervenants
- Faites bénéficier vos clients de l'Avance Immédiate, facturer vos prestations au réel ou de façon forfaitaire selon vos besoins
- Suivre l’exécution des prestations par les intervenants
Optillio est la solution en ligne qui permet de garder le lien avec vos salariés et vos clients, de fluidifier la communication et d’améliorer l’engagement de vos intervenants.
Réduisez votre charge administrative avec la gestion RH en ligne
Vous cherchez un logiciel pour gérer votre activité de Service à la Personne ? Optillio est l’outil idéal gérer toute votre planning en ligne, créer le lien avec vos salariées et réduire votre charge administrative.
Gérez facilement vos changements de personnel
Facturez vos contrats au temps passé
Digitalisez les comptes rendus d’intervention
Le planning en ligne Optillio est un outil très puissant. L’interconnexion entre le devis en ligne et le planning évite toute ressaisie. Toutes les prestations du cahier des charges sont injectées au planning en ligne automatiquement.
La fréquence et la durée de la prestation définie dans le devis sont reprises automatiquement et la planification des interventions est préconfigurée en fonction de ces informations. Il ne reste alors qu’à glisser-déposer les interventions pour les planifier définitivement après affectation des salariés.
Le glisser-déposer permet de déplacer les interventions d’un salarié à l’autre , d’un jour à l’autre ou sur un créneau horaire différents. Chaque modification peut porter sur l’intervention sélectionnée ou impacter toutes les interventions futures (gestion de la récurrence intégrée dans le planning en ligne Optillio).
Le changement de masse vous permet de remplacer, ajouter ou supprimer des intervenants sur toutes les interventions d’une journée, d’une semaine ou de façon définitive en un clic.
La possibilité d’ajouter à tout moment des interventions additionnelles vous permet de répondre très rapidement aux urgences des clients.
Le calcul des déplacements vous permet de visualiser graphiquement le temps de trajet et le kilométrage entre chaque client et ainsi d’optimiser les tournées.
Outre une planification performante, Optillio vous propose un outil de gestion des heures et des interventions très complet et adapté à l’activité de Services à la personne :
Le relevé d’heure des salariés est alimenté automatiquement par le planning. Les salariés qui se connectent avec leur smartphone accèdent à toutes les informations nécessaires : l’adresse du client et son téléphone (elle peuvent ainsi prévenir en cas de retard), la prestation à réaliser et une note éventuelle.
Un simple clic leur permet de lancer l’itinéraire pour se rendre chez leur client et le bouton téléphone lance automatiquement l’appel téléphonique vers le contact enregistré.
Vous avez en plus la possibilité de créer plusieurs fiches d’intervention selon vos modèles. Ces fiches d’intervention seront ensuite complétées et signées par le client directement sur smartphone et vous pouvez les envoyer aux personnes concernées comme compte rendu d’intervention.
Vous avez la possibilité d’afficher (ou pas) les déplacements sur les relevés des salariés qui peuvent visualiser le temps de déplacement ainsi que le kilométrage.
En fin de mois, un simple clic vous permet de générer les éléments variables de paye. La production sous format Excel vous évite tout retraitement.
Comme pour la planification, aucune saisie n’est nécessaire une fois que le devis est produit. Dès qu’il est signé, il se transforme automatiquement en facturation.
Vous pouvez alors modifier la facturation selon vos besoins : modification de la description, ajout de ligne de facturation, adresse de facturation, les mois de facturation, le mode de règlement ou encore configurer les augmentations annuelles
Vous pouvez également choisir de procéder à la facturation au temps passé (sur temps planifié ou temps validé) et de facturer automatiquement les prestations additionnelles. Dans ce cas, vous aurez pour chaque facture le récapitulatif des prestations effectuées dans le mois.
Une fois cette configuration faite, vous n’avez plus qu’à générer les factures tous les mois : Les absences des clients sont automatiquement prises en compte.
Depuis le mois de Juin l’URSSAF propose l’Avance Immédiate. Avec Optillio vous pouvez faire bénéficier vos clients de cette avance et ainsi leur permettre de bénéficier des 50% de réduction immédiatement. Vos factures sont automatiquement envoyées à l’URSSAF qui se charge de faire le lien avec le client et vous paye directement.
Le module de paiement en ligne, vous permet d’ajouter un QR-code dans les factures ce qui permettra à vos clients particuliers de payer en ligne sur des plateformes telles que Paypal, Mollie ou encore Strype ou Payconiq
L’envoi en masse des factures vous permet de gagner un temps précieux. En un clic vous pouvez envoyer des dizaines de factures. Vous recevrez ensuite un rapport d’envoi . Bien entendu, vous pouvez personnaliser le message d’envoi des factures ou encore envoyer les factures de façon individuelle.
Grâce à la gestion RH centralisée, vous pouvez :
Gérer les salariés : fiche salarié, les informations pour les EPI, le suivi des visites médicales. Vous avez des informations sur les contrats ou avenant à signer , les documents à renouveler.
Produire les contrats de travail , les avenants. Le bon contrat (CDI, CDD, Temps plein, temps partiel) est généré automatiquement en fonction des informations saisies. Vous pouvez avoir autant de contrat et/ou avenant que souhaité.
Des tableaux de bord vous permettent de visualiser en un seul coup d’oeil tous les indicateurs RH nécessaires (répartition F/H, diplômes, nationalités, nombres d’heures par salariés par mois etc.)
Des indicateurs de performances financiers sont également disponibles et vous pouvez les personnaliser selon vos besoins.