Planning en ligne pour entreprises
de BTP
Quelle que soit votre activité dans l’entretien et la maintenance du bâtiment, vous avez tous besoins de :
- Gérer les prospects et suivre les différentes étapes des affaires, relancer les clients
- Communiquer les consignes claires à vos techniciens pour assurer la qualité de l’intervention et éviter les pertes de temps
- Optimiser l’utilisation des ressources et apporter une meilleure satisfaction client
- Structurer votre organisation et tracer chacune de vos interventions avec des rapports d’intervention adaptés à votre métier
- Facturer au plus près les interventions et suivre les encaissements afin d’améliorer votre trésorerie
Optillio est le logiciel BTP qui vous propose la solution de gestion en ligne adaptée à votre activité d’entretien et maintenance du bâtiment
Simplifiez la gestion en ligne de
votre activité de maintenance du bâtiment
Vous souhaitez gagner du temps et améliorer votre organisation ? Optillio est l’outil idéal de gestion en ligne pour les entreprises du bâtiment
Visualisez la disponibilité de vos ressources
Optimisez les tournées de vos techniciens
Facturez au plus vite vos prestations
Optillio vous offre un CRM en ligne complet et adapté à vos besoins. Vos commerciaux gèrent leurs clients et suivent leurs affaires du début à la fin. Ils visualisent à tout moment et d’un seul coup d’œil les étapes de leurs affaires.
Vous pouvez affecter des commerciaux à chacun de vos clients. Les commerciaux ne peuvent visualiser que leur clients. Il peuvent personnaliser l’affichage (choix des informations) ou encore ajouter des champs personnalisés. Il peuvent suivre le cycle de vie d’une affaire, ajouter des commentaires, créer des tâches etc.
Le CRM en ligne inclut également un système de gestion des tickets qui vous permet de suivre toutes les demandes de vos clients : demande de devis, d’intervention etc et de savoir à tout moment qui fait quoi.
Grâce à un tableau de bord spécifique aux commerciaux, ces derniers connaissent leurs chiffres et leur indicateurs en temps réel : nombre de devis en cours, chiffre d’affaires potentiel, chiffres d’affaires signés, taux de succès etc.
Optillio vous propose un outil de planification très performant qui vous permet de gérer toutes les prestations de maintenance mais aussi les interventions d’installation ou de dépannage avec le même outil.
Grâce à la gestion de la récurrence dans le planning en ligne, vous pouvez automatiser le déclenchement des interventions de maintenance préventive.
Avec l’affichage graphique et un large choix de couleur vous pouvez d’un seul coup d’oeil voir les opérations de maintenance planifiées et ajouter les prestations d’installation ou de dépannage selon vos besoins et vos contraintes.
De leur coté, les intervenants visualisent en temps réel leur planning depuis leur smartphone. Plus besoin d’appel téléphonique. Ils savent ce qu’ils ont à faire, où aller et qui contacter sur place.
Avec Optillio, vous avez la possibilité d’avoir différents modèles de fiche d’intervention que vos intervenants peuvent compléter en ligne. Ils peuvent également ajouter des photos et faire signer aux clients de façon électronique. Au bureau vous les visualisez dès la création et vous pouvez les compléter et les envoyer aux clients.
Les salariés qui tournent en équipe ont la possibilité de déclarer qui est le conducteur, de renseigner les temps de réalisation des prestations et de déplacement directement depuis leurs smartphones.
En fin de mois, un simple clic vous permet de générer les éléments variables de paye. La production sous format Excel vous évite toute retraitement.
Le module de facturation en ligne est également très riche et vous permet de gérer toute votre facturation comme vous le souhaitez.
Les contrats de maintenance sont injectés à la facturation dès leur signature. Vous pouvez soit choisir une fréquence de facturation définie à l’avance ou choisir de facturer à l’intervention auquel cas, la facture sortira le mois où la prestation est planifiée.
Les devis d’installation sont injectés à la facture automatiquement dès la signature. Vous pouvez alors les facturer tel quel ou en cas de gros chantiers, produire les factures d’acompte, de situation ou de clôture selon vos besoins. Les acomptes sur factures sont également possibles.
Toutes les interventions de dépannage sont systématiquement répertoriées dans un rapport dédié ; aucun oubli possible. Vous pouvez alors procéder à la facturation de ces prestations au fil de l’eau et selon votre temps. Vous pouvez regrouper toutes les prestations d’un un même client en une seule facture.
L’envoi en masse des factures vous permet de gagner un temps précieux. En un clic vous pouvez envoyer des dizaines de factures. Vous recevrez ensuite un rapport d’envoi . Bien entendu, vous pouvez personnaliser le message d’envoi des factures ou encore envoyer les factures de façon individuelle.
Optillio vous permet également d’envoyer toutes factures destinées aux clients publics (administrations, mairies, écoles) grâce à l’intégration de Chorus Pro. Une fois vos accès configurés sur Optillio pour Chorus Pro, tout se fait depuis la même interface.
Via notre logiciel BTP, non seulement vous facturez toutes vos prestations au plus près des intervention mais vous pouvez en plus faire le suivi votre trésorerie en ligne de façon optimale.
Un bandeau tout en haut de l’écran vous permet de voir la situation de trésorerie au jour le jour : le montant et le nombres de factures par ancienneté de créances.
En cliquant sur les différents onglets vous pouvez visualiser le détail et faire les relances nécessaires. Les messages préformatés vous permet de faire les relances en masse. Vous pouvez regrouper les relances pour un même client. Dans ce cas, un seul message sera envoyé avec un récapitulatif des créances et en pièces jointe toutes les factures impayées.
Vous pouvez à partir du relevé bancaire associer un virement à une liste de factures en un seul clic ou encore associer un règlement à un compte bancaire.
Tous les règlements par chèque vous permettent de produire les remises de chèques automatiquement (finis les copier/coller dans une fichier Excel ou la création des remises manuelles). Vous pouvez également générer les fichiers de prélèvement si vous optez pour ce mode de règlement.