Interview de Frédéric VOISIN, gérant de la société VN Services

by in Non classé 1 septembre 2021

Voici Frédéric VOISIN, gérant d’une société de nettoyage. Il nous décrit aujourd’hui son expérience avec Optillio.

Bonjour Frédéric, peux-tu te présenter brièvement et nous parler de ton activité professionnelle ?

Bonjour, je m’appelle Frédéric VOISIN, et je suis gérant de la société VN Services, qui est une société de nettoyage basée à Lyon.
Avec mon équipe constituée de 5 personnes, nous intervenons chez les professionnels et les particuliers.
Aujourd’hui, mon entreprise se développe et je suis à la recherche d’un outil pour m’aider dans la montée en charge de mon activité.

Quels problèmes as-tu déjà rencontrés dans la gestion globale de ton entreprise ?

La première difficulté pour nous, chef d’entreprise, est la transmission d’informations.
J’avais déjà essayé d’autres outils et je me suis tourné vers Optillio car j’avais besoin d’un outil qui me permette de centraliser l’information et de faire en sorte que cette information soit accessible facilement.
J’ai très vite compris que j’avais besoin d’un logiciel 2.0, voire 3.0 , bien développé et qui tienne compte des contraintes métiers.
Après 2 tentatives avec deux logiciels différents qui ont échoué car ils n’ont pas pu nous accompagner, je me suis tourné vers Optillio.
Je l’ai trouvé simple, ergonomique, facile d’utilisation, ce qui s’est révélé vrai car la prise en main par mes collaborateurs se passe toujours très vite, une formation de base suffit.
Les collaborateurs administratifs arrivent également à prendre l’outil facilement.

Dirais-tu qu’Optillio t’a facilité la vie au quotidien ; t’a été d’une réelle aide ?

Clairement oui ; nous avons fait d’Optillio la porte d’entrée de l’entreprise. Et par ce biais, dans l’utilisation et la transmission de l’information. Clairement, depuis qu’on utilise le planning en ligne comme on le fait aujourd’hui avec Optillio, on a gagné facilement 30% d’efficacité et on en gagnera encore 30% quand on aura la partie tracking.
De plus, Optillio nous a poussé à réfléchir pour simplifier et/ou automatiser tout le reste de notre activité.
Nous avons passé en revue nos processus internes et chaque fois nous nous sommes posé la question pour chaque tâche qui doit être réalisée et qui nous coûte, si elle doit être sous-traitée ou si elle peut être automatisée.
C’est un réflexe que nous avons adopté depuis que nous avons Optillio.

Quelles sont les 3 fonctionnalités que tu préfères sur le logiciel Optillio ?

Le plus efficient est clairement le planning en ligne puisque c’était mon besoin initial quand j’ai pris Optillio.
Dans sa forme actuelle, il répond parfaitement à ce dont j’ai besoin. J’ai la localisation des sites, les temps de déplacement, la transmission d’informations. On peut ajouter des informations complémentaires sur les interventions, créer des tâches et des pauses, le tout relié à la feuille de route du salarié, ce qui facilite la transmission d’information.
Le mode d’affichage « semaine verticale » qui permet de visualiser les plannings de plusieurs salariés sur un même écran et de glisser/déposer les interventions d’un intervenant à l’autre, est extrêmement utile et nous permet de gagner énormément de temps dans la réalisation des plannings.

La partie encaissement est également très intéressante. Là encore, c’est très facile et ludique. Les codes couleurs sont les mêmes partout, ce qui nous permet de nous retrouver facilement même si on n’est pas un utilisateur régulier.
Par exemple, ma comptable qui utilise Optillio pour le suivi des encaissements, le trouve très facile d’utilisation. Elle vient d’arriver et pourtant, elle a pu me faire les encaissements au-delà de 30 jours en très peu de temps. On peut renseigner facilement s’il s’agit d’un chèque ou d’un virement.
L’outil de relance est également aisé ; on l’utilise très facilement.

La facturation récurrente est très facile aussi. Quand on a bien compris le fonctionnement, je trouve que c’est très bien fait et au-delà de ça, cela nous aide à ne pas oublier des prestations qui ne sont pas mensuelles.
En lançant mes préfactures en début de mois, cela me permet de savoir combien je vais facturer sur le mois, également d’effectuer quelques réglages si nécessaire. Par exemple, le fait de savoir que la facturation de telle prestation va se faire le mois courant ; je m’assure qu’elle sera bien réalisée dans le mois au niveau du planning (et que je ne vais pas la décaler à cause d’un problème de ressource par exemple).

Est-ce que tu peux nous faire un retour sur le service client et l’accompagnement dont tu bénéficies avec Optillio ?

Pour moi, votre force, celle d’Optillio, est que je ne me suis jamais retrouvé à l’abandon ; j’ai toujours eu une réponse et j’ai toujours eu une écoute.
Même si des fois je sollicite beaucoup la plateforme, parce qu’il est parfois difficile de faire la distinction entre un besoin réel et un besoin moins important, les équipes d’Optillio m’aident justement à faire la part des choses et de trouver des solutions à mes problèmes.

En tant que consommateur, je veux du service client, même si bien entendu la richesse des fonctionnalités et la facilité de l’outil sont également très importantes.

Ce que j’apprécie particulièrement chez Optillio, est que j’ai à la fois l’écoute et le retour sur les différents besoins exprimés et un service client de qualité.

Comment Optillio peut s’améliorer pour répondre encore mieux à tes attentes ?

Comme nous en avons discuté à plusieurs reprises et je sais que vous y travaillez déjà :

Le tracking pour que les salariés puissent avoir le bouton « j’arrive, je pars »
La possibilité pour les salariés d’ajouter des tâches eux-mêmes dans le planning en ligne.

À partir du moment où ces fonctionnalités seront disponibles, Optillio répondra à 90% des besoins.
Les 10% restants sont plutôt de l’ordre de l’amélioration.

Le reporting est un élément très important également.
J’ai besoin d’avoir des indicateurs de performance qui me permettent de naviguer au quotidien. Il est important d’avoir des informations en temps réel car cela nous permet de nous ajuster par rapport au prévisionnel, voire de changer de stratégie si on voit qu’on est loin des objectifs.
Aujourd’hui, les rapports disponibles sur Optillio sont moins faciles d’accès pour moi qui ne maîtrise pas des outils comme Excel.

La gestion commerciale doit également être améliorée pour pouvoir visualiser les informations de façon plus fine.
Pour donner quelques exemples, il faut que je puisse générer mes rapports de date à date , filtrer par commercial et mieux qualifier mes clients.

Est-ce que tu recommanderais Optillio à tes confrères qu’ils soient autoentrepreneurs ou gérants d’entreprises plus importantes ?

Oui, sans aucune hésitation.
J’en parle d’ailleurs régulièrement avec des copains de promo (Frédéric a fait la formation HEC pour entrepreneur de la Propreté en 2020) qui ont des entreprises plus importantes et nous arrivons tous à la même conclusion par rapport aux outils « traditionnels ».
Quand je leur parle de ma facilité de gestion, ils réfléchissent sérieusement à sauter le pas.

As-tu quelque chose à ajouter sur ton expérience quotidienne avec le logiciel Optillio ?

Ne pas perdre le cap. Le service client et les compétences techniques ; c’est ce qui fait votre force. Ne perdez pas de vue ces deux piliers.

Un grand merci Frédéric pour ton retour d’expérience avec Optillio. À bientôt.