Comment gérer vos retards de paiement ?
Les retards de paiement peuvent couler votre entreprise !
Non non, nous n’exagérons pas.
Fléau quotidien pour de nombreux chefs d’entreprises, les retards de paiement peuvent vite devenir une catastrophe économique pour votre trésorerie s’ils sont mal gérés.
Heureusement aujourd’hui, plusieurs solutions pratiques et mesures légales peuvent être mises en place au sein de votre entreprise, pour limiter au mieux les retards de paiement.
Même si aujourd’hui, il n’existe aucun moyen de complètement supprimer les retards de paiement, nous allons dans cet article vous présenter nos quelques astuces pour mieux les gérer !
1 - Que risque-t-on d’avoir un retard de paiement ?
Pour commencer, intéressons nous au risque généré pour chaque partie lors d’un retard de paiement.
- Côté fournisseur / prestataire :
Le risque principal du côté du prestataire est lié à l’avance de trésorerie réalisée. Effectivement, que vous soyez payé ou non, vos charges fixes sont toujours présentes et nécessitent d’être couvertes. Que l’on parle des salaires de vos employés, des achats fournisseurs ou du loyer de vos bureaux, vous ne pouvez pas attendre que l’ensemble de vos clients vous paient avant de les régler. Bien qu’il soit embêtant pour beaucoup d’entreprises, ce risque est accentué et peut devenir très dangereux pour celles ayant une trésorerie fragile. - Côté clients :
Le client qui est en retard sur un paiement lié à l’achat d’un produit ou d’une prestation risque lui aussi d’être pénalisé. Si le paiement n’est pas réalisé après plusieurs relances de la part du fournisseur, il risque une pénalité financière définie en fonction de la politique commerciale de ce dernier. Cas extrême, si le paiement n’est toujours pas réalisé après cette pénalité, le fournisseur peut engager une poursuite judiciaire à l’encontre de l’entreprise qui refuse de payer ses dettes.
Vous l’aurez compris, chacune des parties peut finir perdante si les paiements sont mal gérés. En tant que chef d’entreprise, vous devez pouvoir vous protéger au maximum contre ces retards, et réussir à les anticiper.
2 - Relancer pour anticiper l’erreur ou l’oubli
80% des retards de paiement sont involontaires.
La plupart du temps, un retard de paiement peut être lié à l’oubli d’un client trop occupé dans son activité, mal organisé ou simplement tête en l’air. Parfois même les trois !
Dans d’autres cas, il peut s’agir d’une erreur d’un côté ou de l’autre. Par exemple, un paiement envoyé à une ancienne ou mauvaise adresse, ou un paiement réalisé mais non confirmé par le client.
Dans tous les cas, et avant de penser à engager une poursuite judiciaire, nous vous conseillons de relancer votre client cordialement, à plusieurs reprises et en utilisant des canaux différents (mail, téléphone…).
L’objectif est avant tout de maintenir une bonne relation client !
3 - Les acomptes et les pénalités financières
Comme le dit si bien le proverbe, “mieux vaut prévenir que guérir”.
Les acomptes et pénalités financières sont deux outils importants pour anticiper de potentiels retards de paiement.
Le premier, l’acompte est utilisé pour diviser un achat ou un projet en plusieurs paiements. Généralement utilisé lors de la gestion de projets coûteux ou long terme (mais pas que), il permet d’encaisser un pourcentage du paiement à certains points clés du travail réalisé. Ainsi, votre entreprise peut avancer sur sa tâche en gardant le contrôle des paiements, les uns après les autres.
Légalement, il est possible de prendre certaines mesures pour se prémunir contre les retards de paiement. La principale est la pénalité financière. Cette dernière, préalablement définie et inscrite dans vos mentions légales, met en garde l’ensemble de vos clients qu’une pénalité définie peut s’appliquer à un projet ou un achat pour tout retard de paiement de plus d’un mois.
Généralement, le montant de cette pénalité financière peut s’élever à 10% du prix total de l’achat ou du projet.
4 - Utiliser un logiciel de gestion des factures
Pour mieux gérer les retards de paiement et simplifier vos relances, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel spécialisé dans la gestion des devis et des factures. Un logiciel comme Optillio vous aidera à gérer vos rentrées d’argent et à automatiser vos relances.
Oubliez les innombrables échanges téléphoniques et les tableaux Excel, ne courrez plus après votre argent ! Vos clients reçoivent automatiquement une notification de relance de paiement, selon une période prédéfinie.
En plus de vous accompagner dans la gestion de vos relances de paiement, Optillio vous permettra de prendre en main la gestion intégrale de vos devis et factures. Réunissez l’ensemble de votre comptabilité sur une même interface !
L’utilisation d’un logiciel peut vous faire gagner un temps précieux, tout en facilitant la gestion de vos devis, factures et paiements. Si vous n’êtes pas encore convaincu, Optillio vous propose un essai gratuit de son logiciel !
Vous avez maintenant toutes les clés pour limiter et anticiper vos retards de paiement. À vous de jouer !