Interview : KHADIJA FADILI

“Je suis ingénieure Télécom, formation complétée par un master à Science PO Paris en 2007.

J’ai travaillé en tant qu’ingénieure système dans différentes SSII puis France Télévision avant de rejoindre  Orange Business Services (Groupe Orange) où je suis restée près de 15 ans.

Ces années ont été extrêmement riches d’expériences et de rencontres qui m’ont amenée à vouloir voler de mes propres ailes en 2012.”

Pouvez-vous nous en dire plus sur l’entreprise de nettoyage que vous avez créée ?

“En 2012, alors que je cherchais une entreprise à reprendre, j’ai eu le plaisir de rencontrer une expert-comptable (qui est toujours ma comptable d’ailleurs) qui m’a proposé de rencontrer une dame qui partait à la retraite et qui cherchait un repreneur ; C’est comme ça que je suis tombée dans le nettoyage.

Sans vraiment y connaitre grand-chose, je me suis retroussée les manches et me voilà 3 ans après avec 3 entreprises de nettoyage et une trentaine de salariés.”

Gérer une entreprise de services qui regroupe beaucoup de personnels avec des flux et des plannings en constant mouvement ne doit pas être simple ! Comment vivez-vous la gestion des ressources humaines dans votre entreprise ?

“Au début, le plus difficile pour moi a été de comprendre qui faisait quoi. Quel salarié travaillait sur quel chantier, sans compter que j’avais à peine la liste des chantiers (parfois sans les adresses) .

Je me suis retrouvée seule à tout faire avec 20 salariés et je ne voyais pas comment je pouvais m’en sortir sans planning. J’ai commencé par mettre à plat tous les plannings de tous les salariés sur des feuilles Excel.”

Quels sont les principaux problèmes rencontrés dans la gestion de votre entreprise et comment avez-vous remédiez à ces problèmes dans le temps ?

“La propreté est un métier de service, qui plus est à forte densité de main d’œuvre.  Très vite j’ai compris que j’avais 2 activités qui allaient occuper 80% de mon temps : la gestion humaine et la gestion des plannings.

Pour la gestion humaine, j’ai dû mettre en place des outils pour me permettre, par exemple de générer des contrats rapidement, suivre les absences des salariés  etc.

Pour le planning, avant Optillio, j’avais testé différents outils mais j’ai dû revenir à la feuille Excel qui présente au moins l’avantage d’avoir une visualisation des plannings même si la gestion dynamique de ces derniers n’est pas possible.”

Optillio est né de ces difficultés RH et de besoins commerciaux spécifiques que vous aviez ! Pouvez-vous nous en dire plus ?

“L’idée d’Optillio a en fait germé dès 2014 car après avoir fait le tour des outils,  je me suis rendu compte que je ne trouverai pas ce que je cherche sur le marché.

Ce qui a été déterminant dans la création d’Optillio c’est vraiment le besoin de planification car en réalité la planification répondait à plusieurs besoins. En effet, quand on signe un contrat qui est pourtant établi sur la base d’un cahier des charges qu’on est censé respecter, il arrive qu’on oublie des prestations, ce qui a bien sûr le don d’énerver nos clients donc de détériorer nos relations commerciales avec eux.

L’autre besoin critique est la planification ; comment gérer dynamiquement les plannings ? Dans notre métier, en générale, on titularise les salariés sur les chantiers mais il faut arriver à gérer toutes les absences mais aussi le turnover qui comme vous le savez n’est pas négligeable dans notre métier et par conséquent l’intégration des nouveaux, sans parler de la prise en compte des demandes clients (travaux exceptionnels, suspension d’intervention ou fermeture) qui doivent être reflétées dans le planning sinon on ne s’en sort pas.”

Pouvez-vous nous présenter brièvement Optillio ?

“Optillio répond à toutes les problématiques liées à l’exploitation et j’insiste sur  cet aspect car c’est trop souvent le parent pauvre des entreprises. 

Si je prends l’exemple d’un responsable de terrain que ce soit dans le nettoyage ou tout autre métier de service qu’à t-il besoin de faire ? 

-Faire des contrats/avenant aux salariés et gérer leurs absences et donc leur remplacement.
-Faire le suivi client, faire des devis
-Faire le suivi de chantier : s’assurer que la prestation est exécutée comme attendue, contrôler la qualité des prestations
–Gérer les plannings de ses gars et les optimiser car c’est là-dessus que se joue la rentabilité
-Facturer tous les contrats et toutes les prestations additionnelles.
Suivre le règlement des factures et relancer ses clients si besoin

Optillio c’est tout ça à la fois. C’est un outil de travail extrêmement précieux qui tient sur un smartphone. Il permet au manager de terrain d’avoir son bureau partout où il va.”

Pourquoi recommanderiez-vous Optillio aux TPE et PME multiservices, mais aussi aux auto-entrepreneurs ?

“Je recommanderai Optillio à tout le monde, à commencer par l’autoentrepreneur même si je pense qu’ils ont tendance à beaucoup négliger cela.

Optillio va l’aider à mieux vendre, mieux s’organiser,  facturer toutes ses prestations et suivre les règlements des clients en un seul outil.

S’il y’a un outil à recommander aux auto entrepreneurs c’est bien celui-là. 

Au gérant de TPE-PME ça rejoint ce qui a été dit plus haut puisqu’un gérant de TPE est avant tout un manager de terrain.

Quant aux PME multi services, PME multi-établissements, cela leur permet d’avoir l’information sur tous les services et toutes les entités de façon centralisée tout en contrôlant les accès. Ainsi le grand patron peut accéder à tout, tout en limitant les accès des directeurs au(x) seul(s) établissement(s) sous leur responsabilité.”

Souvent, on entend que les entrepreneurs ont peur d’utiliser un logiciel de gestion des plannings et gestion des devis et factures car ils pensent que ces logiciels sont compliqués et qu’ils risquent de perdre du temps en les utilisant. Que leur répondriez-vous ?

“Optillio a été pensé et développé dans un souci de simplicité car nous savons que l’informatique se doit de faciliter la vie des gens. Comme nous l’a d’ailleurs dit un de nos clients, Optillio va droit au but. Les fonctionnalités qui y sont présentes le sont car elles répondent  à un besoin précis.

Optillio est un outil simple et intuitif, il permet d’avoir toute l’information de façon centralisée mais aussi partagée (selon les accès) et surtout à l’heure de période de Covid-19, on peut y accéder de partout !”

Nous vivons une année particulière avec la crise liée au Covid-19. J’espère que vous et vos proches vont bien. Est-ce que vous pensez que cette crise aura un impact sur la gestion des entreprises de nettoyage et plus globalement sur les entreprises à forte main d’oeuvre ?

“La crise a bien sûr eu un impact sur notre activité à plusieurs niveaux. 

Sur le terrain, étant un des services indispensables, nous avons, poursuivi notre activité à la grande satisfaction de  nos clients mais nous avons dû nous organiser pour intervenir tout en maintenant la sécurité de nos salariés. 

Grâce à Optillio, les salariés gardent le lien avec l’entreprise. Ils ont accès à leur planning et savent ce qu’ils ont à faire à tout moment.

En ce qui concerne la partie administrative, les entreprises de propreté, comme n’importe quelle autre, ont dû s’adapter pour mettre en place des solutions de télétravail et celles qui avaient déjà adopté Optillio n’ont pu que s’en féliciter !”

Comment Optillio a su répondre à ses nouveaux besoins liés à cette crise sanitaire ?

“Indéniablement et honnêtement, je me suis félicitée d’avoir un outil comme Optillio.

Concrètement, cela m’a permis de renseigner tous les clients fermés et de voir l’impact direct sur les plannings des salariés et donc d’anticiper sur mes besoins en personnel et donc le chômage partiel à mettre en œuvre.

Lorsqu’il s’est agit de faire les factures du mois, j’ai pu voir facilement qui était fermé et qui ne l’était pas et donc adapter la facturation.

Et surtout pendant cette période de COVID où nous avons dû faire du télétravail, il n’y a eu aucun problème car Optillio est fait pour ça. 

Les plannings étaient faits et directement accessibles par tous les salariés, selon leurs accès, sur Optillio. Ils validaient leurs heures directement sur Optillio.”

Quels sont les objectifs d’Optillio dans un avenir proche ?

“Nos objectifs sont très clairs : faire connaître Optillio auprès des entreprises de propreté et multi service mais aussi d’autres activités proches de la propreté telles que le service à la personne, la gestion des espaces vert ou la 3D (désinfection) car nombre d’entreprises de propreté interviennent également dans ces domaines d’activité.

Optillio étant un outil dédié à la gestion d’exploitation, il peut être utilisé par des autoentrepreneur comme des grands groupes dont on se rend compte qu’ils ne sont pas forcément équipés pour gérer le terrain qui en fait une partie très complexe et pourtant souvent délaissée dans les entreprises.”

Peut-on tester la solution Optillio avant de s’engager ?

“Depuis le début, nous avons souhaité ouvrir Optillio et faire en sorte que nos clients puissent le découvrir sans aucun engagement.

Un de nos points forts c’est aussi l’accompagnement que nous proposons à nos clients. Nous connaissons  très bien la propreté et sommes conscients de leurs besoins et contraintes.

Nous accompagnons nos clients dès le début et y compris pendant la période de test gratuit car il est important pour nous de les aider à prendre en main l’outil mais aussi d’importer leurs données pour une mise en œuvre plus rapide.”