Comment la gestion de vos plannings du personnel doit évoluer avec le Covid-19 ?

by in Non classé 5 août 2020

Pour continuer à lutter contre la pandémie du Covid-19, les entreprises doivent tenir compte des contraintes sanitaires imposées par le gouvernement.  C’est indispensable pour assurer la sécurité de leurs salariés mais aussi la continuité de leur activité. Confrontée à un grand bouleversement organisationnel, l’entreprise se doit de bien réagir pour limiter les troubles liés à de possibles évolutions internes et externes. Une prise de décision rapide dans chaque département et chaque secteur de l’entreprise est nécessaire.


En ce qui concerne les activités de services à forte densité de main d’œuvre, il s’agit d’organiser le travail des équipes administratives qui doivent se mettre au télétravail et des équipes terrain dont on doit revoir l’organisation, notamment pour respecter les distanciations physiques. C’est un réel défi car malgré tout, il faut rester performant et organisé. 

Ces derniers points sont très importants et nécessitent par dessus tout une bonne gestion de planning. Une organisation claire et précise est toujours un avantage, quel que soit le type d’entreprise. Intéressons-nous maintenant à la manière d’optimiser votre gestion de planning… 

Basculez vers un planning dynamique

Contrairement au planning statique, optez pour un planning dynamique permet de s’adapter facilement aux modifications et aux imprévus. En effet, un planning dynamique permet une visualisation globale des sites fermés ou dont l’activité est partiellement suspendue (nombre de clients ont dû garder portes closes pendant la période de confinement) et d’avoir un suivi. De l’autre côté, les entreprises ont dû mettre certaines de leurs équipes au chômage partiel, ou en arrêter d’autres pour des raisons de santé. Toutes ces informations sont matérialisées dans un planning dynamique, ce qui permet d’adapter plus facilement les emplois du temps de votre personnel en fonction de la situation de votre entreprise.

Optez pour un planning simple et minimaliste

Après les bouleversements causés par le Covid-19, plusieurs entreprises subissent des pertes de chiffre d’affaires non négligeables. Ainsi, il est important de miser sur un planning minimaliste pour limiter les coûts. En ayant un visualisation de tous les clients fermés, les entreprises peuvent déterminer la charge nécessaire pour assurer les services aux seuls clients en activité et ainsi optimiser leurs ressources aussi bien matérielles qu’humaines.

Exploitez le télétravail, qui a déjà fait ses preuves lors de cette pandémie. Grâce à un logiciel de gestion de planning en ligne, la distance n’est plus un obstacle pour communiquer avec votre personnel. Toute l’activité de l’entreprise peut être gérée à distance ; que ce soit les plannings, les factures ou le suivi de la relation client. Les informations sont partagées entre les collaborateurs malgré la distance physique.

Procédez à une démarche progressive

Malgré les nombreux points négatifs du confinement, ce dernier reste une réelle occasion de trouver de nouvelles stratégies d’organisation pour atteindre ses objectifs. « La nécessité est la mère de l’invention », c’est pour cela que la reprise après la crise est un bon moyen pour se lancer dans une nouvelle conquête plus ambitieuse. Néanmoins, il est important d’opter pour une démarche progressive lors de l’élaboration de votre planning du personnel. Reprenez votre activité progressivement en vous adaptant à la reprise de vos clients. Vous savez grâce à la centralisation des informations de fermetures comment vous-même allez reprendre la vôtre et optimiser l’utilisation de vos ressources.

Cette démarche progressive présente plusieurs atouts comme une amélioration en temps réel de vos activités ou encore la découverte de nouvelles opportunités. L’évolution du planning de votre personnel doit ainsi s’axer sur cette progressivité pour aboutir à un retour normal de vos activités. 

Faites un suivi régulier de votre planning

Ayant une vision complète de vos ressources et de l’activité de vos clients centralisée sur un planning dynamique, vous avez une longueur d’avance sur les événements à venir.

Un suivi de ce planning vous donnera une longueur d’avance car vous pouvez voir en détail le planning de votre personnel, le modifier si besoin et gérer le suivi de vos chantiers, le planning des interventions et le planning des congés. De plus, vous obtiendrez un résultat chiffré sur l’efficacité de votre planning face à la situation actuelle. Les statistiques vous permettront par la suite de faire un bilan de votre capacité à vous redresser, et de la manière dont vous pouvez compter sur votre équipe. 

Employez un logiciel d’emploi du temps comme Optillio

Pour une meilleure gestion de vos plannings du personnel, rien de mieux qu’un logiciel de gestion comme Optillio. Ce dernier est un outil de gestion d’exploitation qui va vous permettre de gérer votre planning de façon automatique et intuitive. Optillio vous permet d’effectuer des plannings en ligne avec une interface conviviale et interactive. La fonctionnalité planning du logiciel permet de centraliser les fermetures client ou suspension d’activité, les absences de vos salariés et ainsi de produire des plannings en temps réel  dynamiques et performants. Il est conçu pour gérer un très grand nombre de salariés, de sites clients et de prestations. Face à la pandémie, ce logiciel de planning semble une solution des plus adéquates pour faire évoluer votre gestion des ressources humaines.

Pour terminer, la pandémie Covid-19 révèle des séquelles jusqu’à présent cachées pour un grand nombre d’entreprises. Néanmoins, elle permet de retrouver une vision globale des objectifs de l’entreprise en adaptant un nouvel outil de gestion en ligne plus efficace. Pour aboutir à cet idéal, l’utilisation d’Optillio et de sa fonctionnalité planning en ligne entre autres est une arme redoutable. 

Fini les plannings Excel, Optillio vous accompagne dans la renaissance de votre entreprise !

Si vous souhaitez plus d’informations, n’hésitez pas à vous rendre sur le site d’Optillio.