Comment optimiser la gestion des plannings du personnel ?
Comme la plupart des décisionnaires en entreprise, vous cherchez probablement de nouvelles solutions pour améliorer et faciliter vos méthodes de travail.
Parfois, le simple fait d’adopter un nouveau logiciel, un nouvel équipement ou une nouvelle machine vous permet de gagner chaque jour de précieuses minutes, augmentant ainsi votre efficacité et celle de vos équipes.
Dans cet article, nous allons nous intéresser à la gestion du planning du personnel. Comment l’optimiser ? Quel outil choisir ?
Ne vous inquiétez pas, nous apporterons toutes les réponses à vos questions !
1 - Les enjeux de la planification du planning du personnel
Au cœur de toutes les entreprises, le planning du personnel est un véritable pilier sur lequel chaque cadre et chaque employé va s’appuyer tout au long de la journée.
Utile pour consulter les tâches à réaliser, pour s’organiser dans ses horaires ou pour se remémorer le lieu d’un rendez-vous, le planning du personnel est un véritable repère pour l’ensemble des personnes qui vont s’y référer quotidiennement.
L’objectif est de rendre l’utilisation de ce planning la plus simple possible, mais également la moins chronophage.
Le planning du personnel doit être l’un des principaux éléments de communication et de transmission d’informations. Il doit pouvoir répondre à toutes les questions suivantes (QQQCC) :
Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ? Combien ?
En plus d’être indispensable à la planification des différentes activités, un planning bien construit et organisé vous permettra d’être agile et réactif face à l’imprévu.
2 - Gagnez du temps en optimisant la gestion des plannings du personnel
Aujourd’hui et depuis quelques années déjà, la plupart des entreprises ont abandonné le papier et les crayons, pour commencer à digitaliser leurs processus de travail.
Aujourd’hui encore, trop d’entreprises utilisent des logiciels non spécialisés ou qui ne proposent pas les fonctionnalités les plus efficaces pour que votre entreprise soit plus productive.
Votre planning du personnel ne doit pas simplement vous permettre de placer une tâche sur un agenda. Il doit être un véritable atout pour votre entreprise.
Voici quelques exemples d’actions que vous pouvez réaliser pour créer un planning du personnel optimisé :
- Créez des emplois du temps sur mesure :
Oubliez Excel ou Google Sheets pour réaliser les emplois du temps de chacun de vos collaborateurs. Non seulement c’est une perte de temps considérable, mais c’est en plus une grande source d’erreurs pouvant avoir plus tard des conséquences sur votre activité.En adoptant un outil capable de réaliser des emplois du temps sur mesure, vous réaliserez le planning du personnel en seulement quelques clics et pourrez le transférer à chaque employé pour que ces derniers réalisent leurs tâches dans les meilleures conditions possibles.
- Gérez rapidement les congés et absences :
En plus d’être un outil de planification de tâche, un bon outil de gestion de planning doit vous permettre de suivre les congés et les absences de vos collaborateurs.Par exemple, si l’un de vos employés est absent sur une certaine période, vous pourrez le renseigner sur le planning et réorganiser ce dernier en réattribuant les tâches qui lui étaient confiées à une ou plusieurs personnes.
- Automatisez les calculs de temps de trajet :
De nombreuses entreprises ont besoin de se déplacer chaque jour pour réaliser leur activité. En choisissant une solution qui propose d’automatiser les calculs de temps de trajets, vos employés gagneront du temps et pourront estimer avec précision la distance à parcourir et le temps que ça prendra pour se rendre sur le lieu de l’opération. - Réagissez efficacement face à l’imprévu :
Dans tous les secteurs professionnels, l’imprévu est toujours à considérer. Une absence de dernière minute, un souci de machine ou encore un accident de travail, vous devez être prêt à réagir le plus vite possible pour limiter les pertes de temps, et ainsi les pertes financières.Choisir un outil de gestion de planning dynamique est donc primordial pour que vous puissiez être réactif, et pour pouvoir ainsi réorganiser votre planning en quelques clics.
- Gérez votre planning où que vous soyez :
Bien évidemment, il est impossible de réagir face à l’imprévu sans avoir pensé à une solution mobile. Ainsi, en tant que gestionnaire des plannings du personnel, vous devez pouvoir gérer le planning depuis votre bureau, comme depuis le terrain.Assurez-vous que la solution que vous choisissez propose une application mobile vous permettant de rester agile et de pouvoir être réactif, quelle que soit votre situation géographique.
3 - Optillio: Un logiciel complet pour gérer vos plannings du personnel
En adoptant un outil complet et polyvalent comme Optillio, vous assurez à votre entreprise une gestion du personnel optimale. Optillio est une solution particulièrement adaptée aux TPE / PME, qui vous permet de construire votre planning du personnel en fonction de ce que vous souhaitez.
Choisissez les modules qui vous intéressent parmi les nombreuses fonctionnalités Optillio.
Vous avez un besoin particulier lié à votre activité ?
Aucun souci, notre équipe d’éditeurs de logiciels est à votre écoute et se fera un plaisir d’échanger avec vous pour pouvoir trouver la solution qui correspond à votre besoin.
Dites au revoir aux heures passées à créer un planning du personnel, et bonjour à Optillio, votre nouvel outil parfaitement adapté à vos besoins et à votre activité !
