Faire ses devis et factures en ligne

Comment créer ses devis et factures en ligne ? Comment gagner du temps sans ressaisir inutilement vos données ? Que vous soyez Chef(fe) d’entreprise, responsable d’exploitation, auto-entrepreneur(e) ou assistant(e) , vous saisissez régulièrement des devis et factures. Cette tâche peut devenir chronophage si on ne dispose pas des bons outils : ressaisie de données, factures récurrentes, contrôle des encaissements, relances, remises de chèques, suivi des prélèvements (mandats SEPA).

Voici quelques conseils pour gagner en efficacité dans la création de devis et factures en ligne.

1. Créer un catalogue de services

Le catalogue de services permet de repertorier l’ensemble des services et produits que vous proposez à vos clients. Vous allez pouvoir renseigner le détail en indiquant un intitulé, une drescription de votre service et/ou produit et un tarif.

Vous pouvez dans ce catalogue, gérer des lots.

Par exemple: pour une entreprise de propreté qui intervient dans une copropriété, le responsable d’exploitation peut définir à l’avance l’ensemble des prestations habituellement faites et les regrouper dans un lot.

2. Créer un devis en ligne

Pour répondre efficacement et le plus rapidement possible à des clients ou prospects, il est important d’être organisé dans la rédaction d’un devis.

D’emblée la création d’un devis sur Word ou Photoshop est déconseillée : vous allez perdre du temps dans la mise en page du document, la ressaisie de vos lignes de produits et vos calculs.

Avec Optillio, une fois , votre catalogue de services et produits défini, vous pouvez créer un ou plusieurs modèle(s) de devis avec vos informations vendeur, votre logo ou tout autre information que vous souhaitez adjoindre à vos devis ou propositions de contrat (ex: les conditions générales de vente).

Bien entendu, il n’est pas nécessaire de créer au préalable un catalogue de services pour faire vos devis. Optillio vous permet aussi de dupliquer les devis/contrats puis de les modifier selon vos besoins.

Une fois le modèle selectionné, vous avez toujours la possibilité de modifier les documents avant de les sauvegarder définitivement en format .pdf.

3. Du devis à la facture en ligne

Comment transformer facilement un devis en facture ? Grâce à Optillio, vous pouvez éditer vos factures, créer des factures récurrentes dès le devis/contrat signé .

Dès la date de signature renseignée, la proposition de contrat est transformée en contrat et injectée dans la liste des contrats à facturer et le devis signé est transformé en facture.

Vous avez , à tout moment, la possibilité de modifier la règle de facturation (fréquence et contenu) . Ces modifications sont ensuite répercutées automatiquement dans les factures.

Outre les factures associées aux devis et contrats, vous pouvez facturer automatiquement vos prestations exceptionnelles.  Dès la création de la prestation dans le planning, vous pouvez generer la facture associée depuis le planning.

Toutes les factures qu’elles soient uniques ou récurrentes sont générées en mode « brouillon », ce qui vous permet de les modifiers selon vos besoins avant de les numéroter définitivement et de les générer en PDF.

A tout moment, vous pouvez exporter vos factures en PDF ou fichier CSV.

Enfin, vous envoyez vos documents directement à vos clients et/ou prospects depuis Optillio avec votre adresse mail (votre mail n’ira pas dans les spams du destinataire).

4. Réaliser des encaissements

Avec Optillio, vous avez une vue globale de vos factures envoyées et de l’état des encaissements. En un coup d’œil, vous savez où en sont vos factures et les paiements de vos clients.

Enregistrer les encaissements par virement est également un jeu d’enfant puisque tout est prérenseigné ; vous n’avez qu’à confirmer la date.

Vous pouvez aussi envoyer des relances de factures non réglées de façon suivie et contrôlée.

5. Les + Optillio : vos remises de chèques et transfert de vos données

Optillio est le seul outil à vous proposer des remises de chèque automatiques. Vous n’avez qu’à les imprimer et les déposer (ou les envoyer) à votre banque !

De la même manière, Optillio vous génère les fichiers de prélevement qu’il vous suffit ensuite de télécharger sur votre compte bancaire pour ordonner les prélèvements.

Vous avez déjà un autre outil de devis et factures en ligne ? Optillio vous accompagne pour transférer de façon sécurisée les données de vos clients vers Optillio.

Optillio est un ERP complet qui vous permet de créer et envoyer vos devis et factures en ligne. Vous n’avez pas de logiciel à télécharger, vos données sont sécurisées et disponibles de partout, sur votre ordinateur ou votre smartphone (version optimisée).

Véritable tableau de bord pour votre activité, Optillio vous accompagne également dans la création de planning et la gestion de vos ressources humaines.

Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démonstration de la part d’un membre de notre équipe.