Nettoyage : comment mieux gérer votre planning du personnel?

by in Non classé 6 octobre 2020

Gérer quotidiennement une entreprise de nettoyage demande une grande flexibilité et une organisation irréprochable. Pour assurer un bon management d’équipe, il est indispensable de choisir le bon outil de planification. Que ce soit pour la gestion des plannings, l’organisation des chantiers, la répartition des équipes ou encore l’assignation des interventions à chaque employé, un bon outil de planning vous permettra de gagner du temps et de l’énergie quotidiennement dans la gestion de votre entreprise. 

Bien qu’il soit un élément clé de la gestion de votre personnel, établir un planning demande du temps, et l’optimiser en demande encore davantage. La préparation d’un planning ne doit pas être une étape sous-estimée, et encore moins une source de stress dans l’entreprise. Un outil de planification en ligne vous apportera beaucoup d’avantages par la suite, vous permettra de réaliser un plus grand nombre d’interventions et améliorera incontestablement votre rentabilité.

En clair, pour qu’il soit efficace, votre planning doit pouvoir vous fournir toutes les informations relatives au personnel de votre entreprise, de façon simple et rapide. On vous dit tout chez OPTILLIO. Bonne lecture.

Planifiez vos cahiers des charges une fois pour toute

Dès la signature d’un devis, vous planifiez l’ensemble du cahier des charges une fois pour toute. Si on prend l’exemple d’une montée d’immeuble, vous allez pouvoir attribuer la sortie des conteneurs au salarié1, l’entretien des montées aux salarié2 et salariés3 (qui seraient alors en binôme) et l’entretien des communs des garages au polyvalent. Les interventions sont planifiées selon la fréquence définie dans le cahier des charges. La durée des interventions est également configurée selon le cahier des charges mais vous pouvez la modifier.

Vous pouvez attribuer des couleurs différentes aux salariés et/ou aux activités comme vous le souhaitez.

Une fois la planification faite, vous n’avez plus à vous préoccuper de savoir quand devra se faire le prochain nettoyage des garages par exemple. A tout moment vous savez qui fait quoi et quand (et combien de temps) sur tous vos chantiers.

OPTILLIO étant une plateforme en mode SAAS, ces plannings sont partagés par toute l’équipe. Les inspecteurs, les chefs d’équipe peuvent y accéder à tout moment et en temps réel.

Planifier toutes les interventions, y compris pour les salariés dont le planning bouge très peu est également important car cela vous permet de gérer les absences (voir ci-dessous).

Gérez le planning de vos polyvalents en quelques clics

La gestion des plannings de vos polyvalents n’a jamais été aussi facile. Comme on l’a vu ci-dessus, les polyvalents ont souvent à prendre en charges à la fois des activités récurrentes d’entretien mais aussi tous les travaux exceptionnels.

Avec OPTILLIO, vous savez à tout moment, leur charge de travail et vous pouvez ainsi compléter leur planning au fil de l’eau. La gestion des urgences devient un jeu d’enfant. En effet, vous pouvez décaler de façon définitive ou temporaire des interventions récurrentes pour gérer les urgences.

Si vous leur donnez l’accès, les polyvalents peuvent visualiser en temps réel leur planning ainsi que les instructions que pouvez leur laisser dans les commentaires des interventions. Grâce à l’adressage Google, les polyvalents peuvent en cliquant sur l’adresse se rendre directement sur le chantier. Ils peuvent aussi contacter les référents sur place en un seul clic.

En utilisant des codes couleurs différents (une couleur pour les vitres, une couleur pour les remises en état et une couleur pour les fins de chantiers par exemple), vous pouvez d’un seul coup d’œil visualiser les types d’activités attribuées à vos salariés.

Oubliez le casse-tête de la gestion des absences et du turn-over

Un salarié est parti et vous devez le remplacer ou les vacances approchent et vous devez anticiper les congés, avec OPTILLIO, retrouvez de la sérénité !

Le module de gestion RH d’OPTILLIO, permet entre autre de gérer les absences. Toute absence est directement visualisable sur le planning. Quand un salarié est absent, s’il travaille en binôme, toutes les interventions sont alors attribuées au membre du binôme restant sur la période d’absence de son collègue. Si le salarié est seul, les interventions sont remises à l’état à planifier. Il suffit alors de re-dispatcher des interventions aux autres salariés.

Un salarié quitte l’entreprise et vous devez le remplacer ? Vous allez attribuer tout ou partie des interventions à son remplaçant à travers le process de fin de contrat.

En tant qu’entreprise de nettoyage, vous pouvez être amenée à avoir beaucoup d’interventions par semaine ou même par jour à gérer. C’est pour cela que le changement de masse a été créé. Grâce à cette fonction, vous pouvez selectionner tout ou partie (vous pouvez filtrer par salarié et/ou par client et/ou par chantier) des interventions d’une journée ou d’une semaine et modifier les intervenants (ajouter, remplacer ou supprimer).

Comment gérer des situations telles que celle du COVID-19 ?

La période de confinement a été une épreuve pour tout le monde et pour les entreprises de propreté en particulier car il fallait poursuivre l’activité avec toutes les difficultés de gestion et d’organisation que cela vous a imposées.

Pour autant, les entreprises ayant opté pour OPTILLIO, plateforme CLOUD,  ont pu gérer la situation de façon plus sereine pour plusieurs raisons :

  • L’équipe managériale, bien que en télétravail a pu continuer son travail sans impact sur la productivité.

  • La gestion des plannings a été facilitée car toutes les fermetures clients ou suspension d’intervention sont directement visibles sur le planning. Avec la période de confinement, nombre de clients ont dû garder porte close. Cela a permis de dimensionner les plannings de façon optimale et décider qui mettre au chômage partiel.

  • Tous les salariés ont continué à se connecter pour voir leur planning s’ils étaient amenés à travailler.

Depuis la fin du confinement, nombre de clients ne sont pas revenus à la situation initiale. Certains n’ont repris que partiellement, réduisant de fait les interventions. Grâce à la possibilité dans OPTILLIO de suspendre des interventions, cela permet à la fois de redimensionner les plannings et donc les équipes et d’un autre côté d’ajuster la facturation client en fin de mois.

Quel outil adopter pour la gestion de mes
plannings ?

Un logiciel de gestion de planning du personnel permet de minimiser les pertes de temps et de concentrer votre énergie sur les autres tâches, sur celles qui comptent vraiment !

Aujourd’hui un grand nombre d’entreprises utilisent encore Microsoft Excel pour créer et gérer leurs plannings. Même si cet outil est très performant pour certaines tâches, il n’est que très peu adapté à la gestion quotidienne des plannings d’entreprises et celle de propreté en particulier (pour en savoir plus, lisez vite notre article : Comment créer un planning du personnel en ligne et dire « bye-bye » à mon tableau excel). En utilisant un outil spécialisé et adapté à vos besoins comme OPTILLIO, vous pourrez organiser les interventions de vos salariés rapidement et facilement. Tous les plannings seront visibles à tout moment sur les chantiers par l’ensemble des employés et leur fourniront toutes les informations utiles à la réussite de l’intervention.  

En seulement quelques clics, partagez un planning avec votre équipe, vérifiez les disponibilités de vos collaborateurs ou bien ajoutez des informations importantes à une intervention.  

OPTILLIO est également un logiciel automatisé qui vous permettra de faire évoluer vos plannings en cas de fin de contrat, de vacances ou de maladie par exemple. 

Vous avez maintenant tous les outils pour optimiser la gestion de vos plannings du personnel. Restez attentifs, nous revenons très vite avec de nouveaux articles !