Logiciel bâtiment : comment gérer facilement vos interventions ?
Que vous travailliez dans les métiers du btp, la plomberie, la maintenance ou le contrôle, utiliser un logiciel bâtiment peut être avantageux pour vos interventions. En effet, gérer les interventions d’équipes sur le terrain peut se révéler complexe. La gestion peut être facile si le nombre de techniciens est limité, mais la difficulté commence à s’apercevoir dès que l’activité s’accroît et que l’équipe se développe. Souvent, la communication entre le centre de service et le terrain devient plus compliquée, notamment la lourdeur des tâches administratives qui peuvent entraver la productivité et l’efficacité. Comment faire alors pour gérer les activités sur le terrain, les urgences et les techniciens ?
Par la transformation digitale, vous pouvez suivre toutes vos interventions, quelle que soit l’activité. Néanmoins, il est indispensable de savoir bien entreprendre ce système pour garantir un résultat de qualité. Vous devez savoir que digitaliser les interventions ne se limite pas uniquement à des questions d’informatique, il s’agit également d’une question d’organisation et de gestion des collaborateurs. Cela concerne ainsi la conduite du changement et l’accompagnement de vos équipes, notamment pour leur faire comprendre l’avantage d’adopter un logiciel bâtiment.
Expliquer les avantages de la digitalisation à l’équipe
Pour gérer facilement les différentes interventions avec un logiciel bâtiment, il faut que chaque partie prenante appréhende les bénéfices de l’outil. Ainsi, en amont de toute activité, vous devez construire un argumentaire convaincant pour l’équipe. Cela vous permettra d’assurer une bonne adhésion dès le départ. En même temps, la gestion sera plus aisée, notamment grâce à une meilleure compréhension du fonctionnement du logiciel bâtiment de la part des collaborateurs. Vous pourrez alors éviter les éventuels blocages en cours des interventions.
Impliquer les collaborateurs
L’utilisation d’un logiciel bâtiment n’est pas toujours anodine. Dans ce cas, vous pourrez faciliter la gestion de vos activités en apprenant à votre équipe les fonctionnalités de l’outil. Sachez que vous ne pourrez pas communiquer simplement avec un collaborateur si celui-ci ne sait pas se servir du logiciel. De plus, si vous optez pour ce système, il deviendra la colonne vertébrale de toute votre organisation.
Par ailleurs, passer à la digitalisation est une étape cruciale, également pour la gestion des interventions. C’est un grand pas pour permettre une rapidité accrue dans l’accomplissement des tâches et d’optimiser la productivité, à condition que vous ayez toute la capacité de l’utiliser.
Préparer un cahier des charges efficace
Tant vis-à-vis de votre équipe que des fournisseurs, un logiciel bâtiment de gestion d’interventions permet de faire avancer les travaux efficacement. Mais pour cela, vous devrez pouvoir créer un cahier des charges adapté à chaque type d’intervention. Vous devez planifier la liste des intervenants, les interventions et les horaires, qui sont des fonctionnalités que vous offre ce genre d’outil de gestion. Il est donc possible d’organiser les interventions de la semaine ou du mois avec le logiciel. Chaque membre de l’équipe doit connaître à l’avance ses attributions et ses dates et heures d’intervention, ce qui permettra d’accélérer les opérations et de mieux rentabiliser.
De la même façon, il est aussi préconisé de dresser une liste des équipements et du matériel nécessaire aux prestations. Sur le terrain, tous les intervenants doivent avoir à leur disposition le matériel adapté à ses réalisations.
Privilégier le compte-rendu des interventions
Un outil de gestion d’interventions remplit généralement les attentes et les objectifs de votre entreprise. Cela étant, vous devez être capable de rassembler les résultats obtenus pour pouvoir les comparer. C’est un moyen d’évaluer les erreurs des anciennes interventions afin de mieux faire lors des futures. Le simple ressenti ne trouve pas sa place dans la gestion des activités, c’est pourquoi il est indispensable de bien préparer les comptes-rendus, de façon claire et détaillée pour ne rien laisser paraître. De plus, établir un compte-rendu de toutes les interventions permet facilement de définir la performance d’une équipe.
Quel outil choisir ?
Le marché de la dématérialisation met aujourd’hui à la disposition des sociétés un grand nombre de logiciels de gestion d’entreprise. Selon vos besoins, vous trouverez un outil de gestion commerciale, RH, d’intervention, de facturation, de relation client, etc. Il est même possible d’opter pour un logiciel bâtiment tel qu’Optillio pour accéder à toutes ces fonctionnalités facilement et rapidement. Dans tous les cas, ces modules sont de vrais couteaux suisses pour faciliter la gestion de vos activités. D’autant que plusieurs entreprises spécialisées, comme Optillio, peuvent vous en proposer, et ce, quel que soit votre secteur d’intervention.
En résumé, vous comprenez donc que changer la façon de travailler peut changer positivement la vie de votre entreprise. Abandonner l’usage du papier et favoriser la digitalisation constituent une solution à la fois efficace, rentable et durable. Un outil de gestion d’interventions permet de réduire ou même d’éliminer la part des tâches administratives. De fait, le quotidien de vos techniciens et des responsables de conduite d’activité sera moins complexe. Il en est de même pour votre temps de gestion. En somme, un logiciel bâtiment adapté peut rendre votre gestion d’interventions plus réactive, plus souple, plus précise et surtout, plus efficace.