Quelles sont les mentions obligatoires à faire mentionner sur des devis et factures ?
Pour être valable, les devis et factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine de sanction. La loi exige des informations claires et détaillées pour faire valoir les écrits.
Mais qu’est-ce qui doit être indiqué sur ces deux types de documents ?
C’est ce que nous allons détailler dans cet article !
1 - Les devis
Suite à une liste précisée dans l’article 3 de l’arrêté du 2 mars 1990, tout devis doit contenir des mentions obligatoires. Il doit également être édité en double exemplaire. L’un pour le prestataire et l’autre pour le bénéficiaire.
Le document doit indiquer la mention manuscrite « devis reçu avant l’exécution des travaux ». Il doit également mentionner clairement la date et la signature du consommateur. Il existe également quelques notes qui sont obligatoires et d’autres qui sont facultatives selon le secteur et les prestations
2 - Les factures
La facture est une note détaillée des prestations réalisées ou des marchandises vendues. Elle doit répondre à quelques obligations sur la forme. Tout d’abord, elle doit toujours être rédigée en français. Ensuite, il faut en établir 2 exemplaires, dont l’original pour le client. Enfin, elle doit contenir quelques indications obligatoires, en l’occurrence :
- La dénomination sociale ou le nom et prénom pour un entrepreneur individuel.
- L’adresse du siège social et l’adresse de facturation, si différente.
- Le numéro de Siren ou Siret, le code NAF.
- La forme juridique et le capital social pour les entreprises.
- Le numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation pour les commerçants.
- Le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation pour les artisans.
- La date à laquelle la facture est émise.
- Le numéro de la facture : il s’agit d’un numéro unique qui est basé sur une séquence chronologique et continue. Mais si les conditions d’exercice le justifient, il peut également se faire par séries distinctes, comme un préfixe par année.
- La date de la prestation de service ou de la vente, notamment celle de la livraison ou de la prestation.
- Le numéro de bon de commande si celui-ci a été établi préalablement par l’acheteur.
- Le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel si ce dernier est redevable de la TVA. Il faut préciser que cette mention n’est pas obligatoire pour une facture de moins de 150 euros hors taxes.
- La désignation et le décompte des produits ou des services rendus. Entre autres, la nature, la marque et la référence pour les produits. Et les matériaux fournis et main d’œuvre pour les prestations.
- La dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA ajoutée, et les éventuelles remises. Pour la TVA, si différents taux s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.
- La somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises.
- La date, les modalités et les différentes conditions concernant le paiement.
3 - Les mentions obligatoires
En principe, un devis doit impérativement faire mention des éléments suivants :
- La mention « devis » ou « proposition de prix ».
- La date de création du document.
- Le nom du chef d’entreprise.
- Le statut, la forme juridique et l’adresse de la société.
- Le numéro de répertoire des métiers.
- Le numéro individuel d’identification.
- Le nom ou la raison sociale du client.
- L’adresse du lieu d’exécution des tâches.
- Les charges, le montant global HT, la somme globale TTC.
- Les différentes TVA qui s’appliquent.
- Le compte détaillé de la quantité et du prix des prestations et produits nécessaires à la réalisation des interventions. A noter que ce compte doit également comporter la dénomination de la prestation avec l’unité de référence.
- Le prix de main d’œuvre, que ce soit horaire ou forfaitaire.
- Le coût du devis en cas d’un modèle payant, et les éventuels frais de déplacement. D’une manière générale, le devis est toujours payant lorsque le prestataire est obligé de se déplacer pour l’établir. Il en est de même s’il doit effectuer une étude approfondie en rapport avec le projet en question.
- La date de début et la durée de la prestation.
- Les modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat.
- Les modalités de réclamation ainsi que les conditions des garanties s’il y a lieu.
Par ailleurs, il faut aussi souligner qu’un devis légal peut contenir d’autres informations. Entre autres, la durée de validité de l’offre, ainsi que la date et la signature manuscrite du client. Enfin, le document doit indiquer la mention « lu et accepté », datée et signée par l’entrepreneur.
4 - Les mentions facultatives
Certains prestataires mentionnent également d’autres notes dans le devis. Mais celles-ci sont souvent facultatives et peuvent ne pas y être indiquées. A savoir :
- Le numéro de téléphone de l’entrepreneur.
- Les coordonnées bancaires.
- Les horaires d’appel.
- Le service après-vente.
Enfin, il faut aussi noter que l’utilisation d’un logiciel de facturation est désormais obligatoire depuis le 1er janvier 2018. En cas de défaut, l’amende peut atteindre les 7 500 euros. En adoptant un logiciel comme Optillio, vous choisissez un outil pratique pour édifier tous vos devis et factures de manière complètement automatisée !
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