Améliorer la performance opérationnelle
En tant qu’entreprise, il est normal de constamment remettre en question les méthodes et les moyens utilisés pour réussir à atteindre ses objectifs.
Que vous soyez une PME, une TPE ou même simplement une équipe, c’est en vous posant les bonnes questions que vous arriverez à progresser et à vous rendre individuellement et collectivement plus efficaces dans votre travail au quotidien.
Dans cet article, nous verrons comment améliorer la performance opérationnelle et des différents éléments à mettre en place pour améliorer cette dernière.
1 - Qu'est ce que la performance opérationnelle ?
Même si ce terme est beaucoup utilisé en entreprise, nous nous devons de bien le définir afin de partir sur les bonnes bases pour la suite de cet écrit.
Selon AdValoris, “La performance opérationnelle reflète la capacité d’une entreprise ou d’une équipe à atteindre des objectifs avec une utilisation optimale des moyens et ressources sur une période donnée. »
Pour faire simple, il s’agit du rapport entre les objectifs que vous avez atteints, et les moyens (matériels ou immatériels), que vous avez mis en œuvre pour y arriver. Les moyens peuvent désigner des machines ou des matières premières, mais également de l’argent ou du temps dépensé dans une tâche. Les objectifs quant à eux doivent être le plus omniscient possible, et dans la mesure du possible quantifiés. Améliorer sa performance opérationnelle peut se traduire de multiples manières telles que :
Une réduction des coûts pour atteindre le même objectif.
Une réduction du temps de travail pour atteindre le même objectif.
Une amélioration de la qualité du travail (ou du produit final).
2 - Comment mesurer votre performance opérationnelle ?
Lorsque l’on parle de performance opérationnelle et que l’on cherche à mettre en place des actions pour l’améliorer, il est indispensable de commencer par une phase de mesure et d’analyse.
Nous vous conseillons dans un premier temps de réaliser une étude comparative avec plusieurs entreprises du même secteur d’activité que vous. L’étude comparative est un pilier de l’excellence opérationnelle et vous permettra d’identifier les enjeux, les possibilités d’améliorations mais également les risques que vous pouvez rencontrer en mettant en place ces dernières.
Une fois que vous aurez réalisé cette étude, vous pourrez commencer à échanger avec la ou les équipe(s) concernée(s) pour les impliquer dans cette réflexion dès le début du projet d’amélioration. Une équipe concernée et engagée sera bien plus préparée et réceptive au changement et à l’évolution…
Après ou en parallèle de votre étude comparative, vous devez prendre le temps de mesurer la performance opérationnelle de votre entreprise ou équipe sur votre activité. Pour ce faire, vous devez déterminer une liste de KPIs (Key Performance Indicator). Ces derniers seront les indicateurs clés qui vous permettront de comprendre précisément les points que vous devez améliorer, puis plus tard de constater si les changements ont été efficaces.
Un exemple de KPI lié à la qualité peut être : Taux de fidélité
Un exemple de KPI lié à la productivité peut être : Temps moyen de traitement d’une tâche
Attention à bien choisir vos KPIs, car ces derniers vous accompagneront tout au long de l’amélioration de votre performance opérationnelle. Inutile de choisir trop d’indicateurs, privilégiez la qualité à la quantité !
3 - 3 Conseils pour améliorer la performance opérationnelle
Maintenant que vous avez défini précisément vos indicateurs clés et que vous avez communiqué avec votre équipe sur les objectifs à atteindre, voici quelques conseils qui vous aideront à les atteindre.
COMMUNIQUEZ SUR VOS ACTIONS
Vous et vos collaborateurs faîtes tous partie de la même entreprise ! En les intégrant dans les prises de décisions liées aux différents changements de l’entreprise, vous renforcez leur motivation face aux évolutions et à la progression.
Impliquer les employés, c’est aussi partager les dernières informations relatives au travail effectué, et informer tout le monde pour que chacun ait son avis à donner avant chaque prise de décision. Les employés doivent savoir pourquoi ils sont amenés à modifier leurs méthodes de travail, leur environnement ou encore à adopter un nouveau logiciel.
AUTOMATISEZ VOS PROCESSUS
L’automatisation des processus est l’un des piliers de l’excellence opérationnelle. Dans une entreprise, la communication est une qualité qui n’a pas de prix. Une communication parfaite entre les différents services permet de gagner un temps considérable chaque jour dans le partage et la recherche d’informations.
Grâce à des logiciels de gestion tels qu’Optillio, vous pouvez optimiser la gestion de votre planning du personnel, gérer votre RH ou même automatiser vos devis et vos factures.
Un logiciel de planning en ligne pour entreprises comme Optillio vous permettra de centraliser l’information et vous permettra de réagir rapidement face à un imprévu. Très utile dans l’organisation générale d’une entreprise, l’automatisation vous permettra également de réduire les tâches et donc d’augmenter votre productivité, tout en limitant les coûts.
ÉVALUEZ ET CORRIGEZ
Améliorer sa performance opérationnelle demande du temps ! C’est un processus continu qui nécessite d’être fréquemment mesuré et corrigé.
Vous vous devez donc d’effectuer un suivi très régulier de vos indicateurs de performance (KPIs) afin d’analyser les changements et de réagir en conséquence, selon l’entreprise et le secteur d’activité.
Si vous réussissez à atteindre vos objectifs rapidement, n’hésitez pas à les remettre en question pour continuer à progresser, et vous rapprocher toujours plus près de l’excellence opérationnelle.
